○富岡看護専門学校文書管理規程
昭和57年3月31日
訓令第7号
(目的)
第1条 この規程は、富岡看護専門学校における文書の処理及び保管に関する事項を定め、文書の散逸を防ぎ不正利用、秘密漏えいの防止等を図ることを目的とする。
(文書事務取扱い原則)
第2条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もつて事務能率の向上に努めなければならない。
2 処理済の文書は、次の各号に定めるところにより処理する。
(1) 内容又は関係先別及び、年度別にフアイルする。
(2) 各フアイルに文書保管目録を付し、収録書類の名称、発受信年月日等を記入すること。ただし、1年保存のものについては、この限りではない。
(3) 図書、別冊等でフアイルしにくいものは、袋入れその他適宜の方法で別に保管し、保管目録及び本書にその旨注記する。
(4) 重要文書のフアイルについては、盗難、紛失の防止及び非常の際の持出しに留意する。
(保存)
第3条 文書の保存期間は、永年保存、10年保存、5年保存及び1年保存の4種とし、その基準は次の各号に定めるところによる。
(1) 永年保存
ア 学籍簿
イ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ウ 所轄行政庁の令達、通達その他で特に重要な書類
エ 許認可に関する書類
オ 重要な契約書
カ 任免及び賞罰に関する重要な書類
キ その他前各号に準ずる書類
(2) 10年保存
ア 予算、決算及び出納に関する書類
イ 学校運営上必要な統計資料に関する資料
ウ その他前各号に準ずる書類
(3) 5年保存
ア 各学生の各学年における考課に関する書類
イ その他前号に準ずる書類
(4) 1年保存
1年に属するものは、前3号に規定する以外の書類とする。
2 前項第1号の文書は、他に保管依頼することができる。
(貸出)
第4条 文書の貸出に当たつては、借用証を提出させる。
2 文書は学校長の許可なくして学校外に貸与閲覧を許可し又は公表してはならない。
(処分)
第5条 保存期間を経過した文書は、焼却、破棄、払下等の方法により廃棄する。ただし、学校長において特に必要と認めた文書は、この限りでない。
(廃棄)
第6条 廃棄に当たつては、不正利用、秘密漏えいの防止に留意しなければならない。秘密文書は必ず焼却する。
附則
この規程は、昭和57年4月1日から施行する。